Comment Atelier SENS a réduit son temps de rédaction de 75 %

Défis

Un départ qui fait retomber la vigie et la rédaction sur des ressources déjà bien occupées.

Le départ d'une personne attitrée à la vigie des portails publics était un enjeu de taille pour Atelier SENS. La vigie est retombée sur les épaules de ressources déjà bien occupées, dont une architecte associée qui devait aussi diriger l'analyse d'appels d'offres et la rédaction de propositions.

Chacune de ces tâches était déjà lourde prise seule. La vigie exigeait de surveiller un à un les portails d'AOs publics. L'analyse et la rédaction occupaient des ressources temps-plein. Faute de temps pour tout traiter, le volume d'offres qu'Atelier SENS pouvait soumettre restait plafonné bien en deçà des opportunités disponibles sur le marché.

« La rédaction des offres prenait énormément de temps, et la veille était éparpillée. Le nombre d'opportunités qu'on pouvait saisir était limité par notre capacité à les traiter, pas par ce qui était disponible sur le marché ou notre capacité d'exécution. »

Elizabeth Auclair
Architecte associée, Atelier SENS

Solutions

Une plateforme unique pour la veille, la qualification et la rédaction.

Atelier SENS a adopté Seev pour réunir tout son cycle d'offres en un seul endroit. La veille y est centralisée : les opportunités des portails comme le SEAO remontent automatiquement sur une base horaire.

Dès qu'une opportunité entre dans le pipeline, le résumé de Seev permet de prendre une décision go/no-go. Quand il faut mobiliser une équipe plus large, ce même résumé sert de point de départ commun.

En mode rédaction, Seev produit rapidement des ébauches solides et suggère des angles d'analyse auxquels l'équipe n'aurait pas nécessairement pensé.

« Seev ne se contente pas d'accélérer la rédaction. Le système m'aide à mieux traiter des dossiers plus complexes. Et le fait d'avoir toute l'information au même endroit a changé ma façon de travailler au quotidien. »

Elizabeth Auclair
Architecte associée, Atelier SENS

Résultats

Plus d'offres, en moins de temps, avec la même équipe.

Atelier SENS a multiplié son volume d'offres sans ajouter de personnel :

• 3x plus d'offres en un mois : Là où l'équipe aurait normalement produit une dizaine d'offres, elle en a produit une trentaine sur la même période.

• 75 % moins de temps par offre : Une offre qui demandait 40 heures se rédige maintenant en 10 heures, et certaines offres se font en aussi peu que 3 heures.

• Une charge absorbée sans renfort : Avec la vigie, la qualification et la rédaction réunies dans Seev, l'équipe en place a encaissé le volume sans embaucher.

• Tout au même endroit : Au-delà du temps gagné, avoir toute l'information centralisée aligne chaque intervenant sur une source unique.

« On laissait passer des opportunités qu'on aurait pu gagner, simplement faute de temps pour les traiter. Avec Seev, cette contrainte a disparu : on vise plus large, on répond plus vite, et on garde le contrôle sur la qualité même quand il y a des pics de demande dans le marché. »

Elizabeth Auclair
Architecte associée, Atelier SENS