Pourquoi BASE a adopté Seev en 10 jours

Défis

Un processus de décision go/no-go lent, du contenu décentralisé et des exigences d'appels d'offres complexes créaient d'importantes inefficacités.

BASE livre des services d'ingénierie depuis plus de 60 ans dans l'Ouest canadien. L'équipe savait où se trouvaient ses inefficacités dans l'analyse d'appels d'offres et le développement d'offres. Ils ont essayé ChatGPT, mais c'était inexact, peu fiable et ne pouvait pas maintenir le ton de rédaction dont ils avaient besoin.

Entre-temps :

• L'extraction et la compréhension des exigences dans les appels d'offres complexes demeuraient toujours aussi laborieuses. Les gestionnaires de projet avaient du mal à trouver le temps de réviser des documents d'appels d'offres longs et complexes pour déterminer si un projet valait la peine d'être poursuivi. Cette analyse manuelle retardait la prise de décision et pouvait amener la firme à manquer des échéances ou des opportunités de grande valeur.

• Les connaissances internes étaient encore dispersées. Le contenu fréquemment utilisé comme les profils corporatifs et les descriptions de projets était difficile à localiser, menant à plus de temps passé à chercher ou à recréer du contenu pour chaque nouvelle offre.

« Le processus initial de révision d'appels d'offres retardait nos décisions et créait un risque réel de manquer des échéances ou d'ignorer des projets de grande valeur. La rédaction d'offres était également rendue plus difficile qu'elle ne devrait l'être, à cause du contenu difficile à trouver. »

Arren Cox
Responsable des opportunités corporatives, BASE

Solutions

Une source unique de vérité pour les connaissances organisationnelles + des automatisations d'IA fiables générant des résumés, des textes et des vérifications de conformité.

La valeur était claire dès le début. Dans leurs premiers jours d'utilisation de la plateforme, l'équipe de BASE exploitait les capacités de Seev pour résumer des documents d'appels d'offres en quelques minutes. Cette fonctionnalité seule a immédiatement résolu leur principal goulot d'étranglement dans le processus go/no-go.

La centralisation des connaissances a fourni un soulagement instantané en offrant un emplacement unique et facile à utiliser pour le contenu critique, qu'ils pouvaient immédiatement bâtir et mettre à profit. Les vérifications de conformité IA ont également rapidement identifié les exigences dans les appels d'offres et assuré que tous les critères obligatoires étaient respectés dans leurs offres.

« L'impact a été vraiment rapide. Dès notre première journée, nous avons fait passer un appel d'offres dans le système qui aurait normalement pris une heure à évaluer. Nous avons eu un résumé clair et une décision go/no-go en quelques minutes. C'est à ce moment-là que nous avons su que c'était un outil que nous pouvions adopter rapidement. »

Arren Cox
Responsable des opportunités corporatives, BASE

Résultats

ROI immédiat : Des décisions plus rapides et une rédaction simplifiée dès la première semaine d'utilisation.

Avec Seev, BASE a complètement transformé son processus d'offres en quelques semaines :

• Qualification d'opportunités rapide : 80 % moins de temps passé à évaluer les opportunités. Les équipes se concentrent maintenant sur les projets de plus grande valeur.

• Développement d'offres rationalisé : Les équipes génèrent la première ébauche de chaque offre 70 % plus rapidement. Les ébauches produites ne nécessitent que des modifications mineures.

• Efficacité et cohérence : La centralisation du contenu a éliminé le travail redondant et assure une voix unifiée et professionnelle dans toutes les offres de l'entreprise.

• Nouvelles habitudes : Chaque projet passe maintenant par Seev, de l'étape d'évaluation initiale de l'appel d'offres jusqu'au contrôle qualité final avant dépôt.

« Seev a simplifié notre rédaction d'offres et amélioré l'efficacité tout en maintenant notre voix. Nos offres sont claires, conformes et complétées en une fraction du temps. »

Arren Cox
Responsable des opportunités corporatives, BASE