Comment BPA gère 1 000 appels d'offres par an grâce à l'efficacité de l'IA

Défis

Un volume élevé et des processus manuels créaient des inefficacités coûteuses et des blocages récurrents.

Avec une équipe de seulement 20 personnes répondant à près de 1 000 appels d'offres par an, BPA faisait face à un défi de volume important. Même les inefficacités mineures au niveau d'une seule opportunité se traduisaient par des coûts majeurs.

Le processus de décision go/no-go était un goulot d'étranglement majeur, nécessitant une à deux heures par appel d'offres public. Ce processus n'était pas non plus infaillible ; à plusieurs reprises, l'équipe a découvert des problèmes de non-conformité critiques plusieurs jours après avoir commencé la rédaction d'une offre. Le manque de traçabilité aggravait ces inefficacités, car les rédacteurs et les gestionnaires de projet effectuaient souvent les mêmes analyses en parallèle, faute de système centralisé.

La rédaction d'offres était également une tâche ardue pour la plupart des gestionnaires de projet, qui sont aussi occupés à livrer des services. Les sections complexes et spécifiques comme la « Compréhension du mandat » représentaient un exercice de rédaction laborieux, prenant jusqu'à trois heures même pour les rédacteurs expérimentés.

« À notre échelle, chaque heure économisée sur une soumission se multiplie tout au long de l'année. Nous perdions trop de temps en analyses initiales et en reprises, ce qui devenait un frein important à notre capacité de saisir efficacement les meilleures opportunités. »

Eddy Cloutier
VP Développement durable, BPA

Solutions

Une plateforme IA centrale générant des résumés et assistant la rédaction.

BPA a adopté Seev comme plateforme centralisée et intelligente pour l'ensemble de son cycle de vie des offres de services.

L'impact sur le processus go/no-go a été immédiat. Les résumés générés par l'IA permettent à l'équipe d'analyser les opportunités en une fraction du temps. Les vérifications de conformité automatiséesrelèvent les problèmes potentiels en amont, avant que du temps important ne soit investi sur une offre. Cet accès rapide à des informations de projet précises élimine entière la duplication du travail; tous les membres de l'équipe partent maintenant des mêmes résumés IA.

Pour les offres, l'assistance à la rédaction de Seev Copilot est devenue un atout inestimable, aidant l'équipe de rédaction à générer rapidement des ébauches de haute qualité pour les sections complexes et leur laissant plus de temps pour le positionnement stratégique.

« Seev nous a donné la capacité de tout voir au même endroit. L'alignement entre nos rédacteurs, nos gestionnaires et nos ingénieurs dès le début d'une opportunité signifie que nous travaillons tous avec les mêmes informations, ce qui a éliminé une énorme quantité de travail fait en double. »

Eddy Cloutier
VP Développement durable, BPA

Résultats

Un processus d'offres plus rapide, plus intelligent et mieux aligné.

Avec Seev, BPA a transformé son processus de soumissions à grand volume en un moteur de croissance simple et efficace :

• Go/No-Go 70 % plus rapide : Le temps requis pour évaluer chaque opportunité a été réduit, libérant l'équipe pour se concentrer sur les projets stratégiques et la fourniture de services.

• Rédaction d'offres plus rapide : La génération rapide d'ébauches pour les sections complexes et personnalisées accélère la vélocité globale de création des offres.

• Zéro mauvaise surprise de non-conformité : En identifiant les problèmes dès le départ, l'équipe ne gaspille plus des jours d'efforts sur des soumissions qui n'étaient jamais viables.

• Alignement dès le premier jour : Avec une plateforme unifiée, toutes les parties prenantes sont alignées dès l'évaluation initiale de l'appel d'offres, assurant un travail cohérent et efficace.

« Seev nous aide à travailler plus intelligemment, pas seulement plus fort. Nous trouvons les problèmes critiques en quelques minutes, pas en quelques jours, et nous ne perdons plus de temps sur des offres que nous ne pouvons pas gagner. Cela signifie que nous nous concentrons sur les bonnes opportunités, et ça nous donne un réel avantage. »

Eddy Cloutier
VP Développement durable, BPA