Comment EVOQ dépose plus d'offres avec moins d'implication de directeurs

Défis

Une vigie éclatée sur des dizaines de portails et une analyse d'opportunité inégale.

Repérer les bonnes opportunités demandait à EVOQ de surveiller de 10 à 20 portails publics distincts, chacun avec sa propre interface. Cette vigie mobilisait un temps important avant même qu'une opportunité ne soit évaluée.

Une fois une opportunité repérée, l'évaluation devenait un enjeu en soi. L'équipe s'appuyait sur des outils génériques comme Claude AI, qui ne connaissaient ni l'historique de projets de la firme ni ses méthodes. Les analyses variaient d'une fois à l'autre et la rédaction qui en découlait ignorait le style d'EVOQ. Chaque dossier repartait en grande partie de zéro et demandait un lourd travail de reprise.

« Notre vigie était éparpillée sur des dizaines de sites, et l'analyse dépendait d'outils qui ne donnaient jamais deux fois le même résultat. On passait un temps fou à rassembler l'information avant même de pouvoir décider si une opportunité valait la peine. »

Amélie Legault
Directrice du développement des affaires, EVOQ Architecture

Solutions

Une IA qui va de l'analyse d'opportunités à des offres rédigées dans le style de la firme.

EVOQ a d'abord adopté Seev pour son analyse d'opportunités. Là où des outils génériques comme Claude AI donnaient des résultats variables d'une fois à l'autre, l'analyse en un clic offrait enfin une lecture fiable et constante de chaque appel d'offres. En parallèle, la vigie des portails publics, jusque-là éclatée sur des dizaines de sites, était ramenée à un seul endroit.

En se servant de l'analyse, l'équipe a vu comment l'enrichir : en versant son propre contenu dans une base de connaissances centralisée. Plus la base était alimentée, plus les analyses devenaient pertinentes, faisant ressortir les projets passés et les chargés de projets les mieux adaptés à chaque opportunité.

Ce contenu a ouvert la porte à la rédaction. En disposant de contenu sur la firme, Seev s'est mis à produire des textes dans le style d'EVOQ et sa mémoire s'est façonnée autour des méthodes de travail de l'équipe. Lorsque l'information est disponible, une offre complète (compréhension du mandat, présentation d'équipe, méthodologie, etc.) se monte en moins d'une journée, ce qui fait passer les directeurs du mode rédaction au mode révision.

« Nous avons vite réalisé que Seev pouvait transformer bien plus que notre processus de vigie. En centralisant notre contenu dans Seev, l'outil s'est mis à comprendre notre façon de travailler et à rédiger dans notre style. Quand on a l'information, on monte maintenant une offre complète en moins d'une journée. »

Amélie Legault
Directrice du développement des affaires, EVOQ Architecture

Résultats

Plus d'offres par personne et un processus facilement transférable.

EVOQ a augmenté sa cadence de dépôt de soumissions tout en gardant le processus simple :

• Plus d'offres traitées en simultané : Chaque personne gère maintenant jusqu'à 4 offres en parallèle, contre 2 offres avant Seev.

• Des offres montées en moins d'une journée : Seev produit une première ébauche que l'équipe affine rapidement jusqu'au résultat voulu, dans une interface pensée pour l'édition.

• Moins de rédaction pour les directeurs : Les ébauches produites par Seev permettent aux directeurs de se concentrer sur la révision plutôt que sur la rédaction.

• ~10x moins de documentation pour la formation : Intégrer une nouvelle personne au processus d'offres se fait rapidement et sans friction.

« On a commencé à deux personnes, puis on a formé le reste de l'équipe sans difficulté. C'est rare qu'un outil soit à la fois assez puissant pour nos dossiers complexes et assez simple pour qu'on l'enseigne en quelques heures. »

Amélie Legault
Directrice du développement des affaires, EVOQ Architecture